sábado, 3 de março de 2012

Como estamos quanto a cerimónias e eventos académicos?


Este workshop tem como objetivos ensinar os formandos a realizar um diagnóstico da situação da importância conferida ao cerimonial e protocolo nos estabelecimentos de ensino superior onde estes prestam trabalho, com base na aplicação simplificada da metodologia swot.
Enquanto ferramenta de análise do ambiente regulador interno e externo, a matriz swot permite mapear os pontos fracos versus pontos fortes e as oportunidades versus constrangimentos.
Com base nos dados obtidos é possível estabelecer prioridades, tirar o máximo de proveito dos pontos fortes, minimizar as vulnerabilidades, implementar e monitorizar planos de gestão, sem perder de vista que as instituições podem influenciar o ambiente externo mas não o conseguem controlar.
Para o efeito foi construída uma grelha em cinco níveis, cuja primeira abordagem privilegia a análise qualitativa numa ótica de garantia de sobrevivência e crescimento no mercado competitivo, e de prestação de serviços de qualidade aos públicos internos e externos de perfil multicultural.
Seguindo o modelo proposto por Salvador Hernández Martínez, nos públicos internos ou vinculados à organização considerámos: titulares e membros de órgãos de governo e administração, alunos integrados em projetos institucionais e eleitos para órgãos de direção, alunos indiferenciados, pessoal docente e investigadores, pessoal dos serviços administrativos. Nos públicos externos ou não vinculados à organização, mas que podem interagir na qualidade de stakeholders, foram sinalizados: comunicação social, órgãos da administração pública central e regional, empresas, fundações, municípios, outras universidades nacionais e internacionais, fornecedores de bens culturais (alfaiatarias, adegas, orivesarias, oficinas de impressão), associações de antigos alunos, museus, bibliotecas, arquivos.
Avalie os indicadores de cada um dos parâmetros (Mau, Insatisfatório, Satisfatório, Bom, Muito Bom), sinalizando a posição exata em que se encontra a sua instituição. Preencha em cada um dos indicadores exemplos que permitam descrever a sua realidade.
Concluído o diagnóstico, aplique as conclusões na análise da matriz pontos fracos/pontos fortes. Conclua o exercício com a indicação de propostas de melhoria.

 NÍVEL 1: MAU
1.1 - Performance banal: evento com fortes sinais de banalidade no que concerne aos cenários, mobília, indumentária, densidade dos discursos

 1.2 - Identidade incaracterística: o organismo promotor não apresenta caraterísticas individualizadoras face a outras instituições. Não é claro se estamos em presença de um evento empresarial, desportivo, académico, militar, político, show televisivo (outro)

 1.3 - Fraca capacidade de mobilização da comunidade: o evento suscita fortes críticas no plano interno e externo. Os membros da instituição não parecem suficientemente informados sobre a importância estratégica do evento

 1.4 - Indumentária de tipo fantasia: os trajes profissionais e civis exibidos no evento são de tecidos vulgares, de má qualidade de confeção, não adequados ao grau de formalidade requerido. Alguns dos convidados que vestem trajes profissionais desconhecem os códigos de etiqueta

 1.5 - Manifestações de descortesia para com os convidados: o anfitrião adota atitudes ofensivas ou permite criar um ambiente de desconforto e constrangimento

 1.6 - Desconhecimento das normas de cortesia: o anfitrião e os oradores escandalizam os convidados com atitudes grosseiras, revelando desconhecimento das precedências e das formas de tratamento

 1.7 - Ofensas aos direitos fundamentais: o anfitrião, de forma evidente, protagoniza atitudes de descriminação com base no sexo, religião, cor da pele, deficiência

 1.8 - Humor duvidoso: o apresentador/mestre de cerimónias confunde o evento com um espetáculo de stand up comedy, adotando atitudes que constrangem o anfitrião e os convidados. O evento arrisca ficar na memória e alimentar rumores pelos piores motivos

 1.9 - Discursos não credíveis: os discursos apresentados não estão conformes ao grau de profundidade académico/científico esperado

 1.10 – Problemas com a qualidade do coquetel/vinho de honra: os convidados são confrontados com patologias de falta de qualidade nos alimentos e bebidas oferecidas

 NÍVEL 2: INSATISFATÓRIO
2.1 - Códigos comunicacionais pouco estruturados: o apresentador comete gafes, não domina o código cerimonialístico e aproxima-se várias vezes da autoridade académica perguntando-lhe baixinho o que fazer para solucionar o problema

 2.2 - Momentos mortos ou de deriva entre as sequências estruturantes da cerimónia: o apresentador tem dificuldade em encadear os vários momentos da cerimónia. Cria pausas embaraçosas e tenta justifica-las em voz alta com comentários desastrosos

 2.3 - Tecnologias audiovisuais avariadas: o evento é perturbado por avarias de microfones, de equipamentos informáticos e toques de telemóveis/celulares

 2.4 - Apresentador ou mestre de cerimónias com perfil pouco adequado: o apresentador lê um programa escrito que não está convenientemente ensaiado, a sua indumentária suscita escândalo, a dicção é má e os gestos pouco polidos. O apresentador é considerado um bom ator ou entretainer televisivo mas o seu perfil não é ajustado às especificidades de uma cerimónia académica

 2.5 - Grupos artísticos desafinados ou mal ensaiados: as formações corais e instrumentísticas presentes no ato não estão sintonizadas com os momentos do programa oficial, o maestro troca a ordem das composições musicais, os artistas desafinam

 2.6 - Escasso conhecimento das normas de cortesia: o domínio das normas de cortesia continua a evidenciar vulnerabilidades: confusão entre lado direito e lado esquerdo, desconhecimento sobre quem acompanha a mais alta autoridade, confusão entre tratamentos religiosos e militares

 2.7 – Dificuldade em encontrar o local do evento: o anfitrião não fornece aos convidados o endereço do local, o mapa de orientação e um contato telefónico para urgências. Os convidados perdem-se e andam às voltas sem conseguir encontrar o local.

 NÍVEL 3: SATISFATÓRIO
3.1 - Domínio mínimo dos códigos comunicacionais: o apresentador lê corretamente as falas, mantém uma postura corporal discreta, comunica eficazmente com a autoridade académica e com os oradores

 3.2 - Momentos estruturantes do ato bem encadeados: encadeamento harmonioso entre entradas e saídas, levantar e sentar, ordem dos discursos, momentos musicais, falas de ligação

 3.3 - Perfil adequado do apresentador ou mestre de cerimónias: o apresentador/mestre de cerimónias revela postura e perfil adequados à natureza do ato

 3.3 - Conhecimento e respeito pelas normas de cortesia: o apresentador/mestre de cerimónias domina o código linguístico, conhece e aplica com à vontade as regras de etiqueta, tratando cada um em conformidade com o papel que desempenha

 3.3 - Correta receção e encaminhamento dos convidados: os convidados são recebidos com cortesia, cumprimentados e acompanhados ao local que lhes está destinado em conformidade com a arte de bem receber

 3.4 - Capacidade para causar algum impacto visual e emocional: o evento evidencia capacidade para agradar e causar impacto positivo

 3.5 - Indumentária adequada: a equipa do anfitrião e os convidados envergam indumentária apropriada ao tipo de evento e aos rituais previstos no programa

 3.6 - Discursos adequados à natureza do evento: os oradores são experts respeitados e os discursos são adequados à natureza do ato no que respeita aos temas escolhidos e consistência da abordagem

 3.7 - Recursos logísticos e audiovisuais adequados: o espaço escolhido (pátio, auditório, salão, pavilhão desportivo, teatro, capela, outro) é confortável, comporta lugares suficientes e está apetrechado com os equipamentos necessários

 NÍVEL 4: BOM
4.1 - Bom domínio dos códigos comunicacionais: o apresentador/mestre de cerimónias está sintonizado com o anfitrião/comissão organizadora e evidencia bom domínio dos códigos comunicacionais (postura física, capacidade de expressão, dicção correta)

 4.2 - Bom conhecimento das normas de cortesia, formas de tratamento e precedências: o anfitrião e o apresentador revelam bom nível de conhecimento das normas de cortesia e precedência

 4.2 - Apresentador ou mestre de cerimónias com perfil profissional: o apresentador/mestre de cerimónias controla e articula eficazmente os momentos do evento, conduz os momentos rituais com eficácia e qualidade

 4.3 - Investimento na preparação do evento: os convidados e os representantes dos media percebem que o evento foi cuidadosamente preparado: impressão e distribuição de convites, validação e distribuição do programa, flyer ou folheto com informação sobre a história, natureza e objetivos do evento, reserva de lugares, teste dos equipamentos audiovisuais

 4.4 - Elevada capacidade de impacto visual, emocional e cultural: o evento/cerimónia comporta um conjunto de ingredientes dotados de capacidade de suscitar a atenção dos visitantes e do público

 4.5 – Capacidade para criar valor: a equipa organizadora prepara e distribui prendas institucionais que agradam aos convidados, reforçam a imagem da instituição e potenciam a criação de impactos positivos traduzidos na fidelizam de clientes

 NÍVEL 5: MUITO BOM
5.1 - Excelente domínio dos códigos comunicacionais: o anfitrião e a equipa do gabinete de protocolo e cerimonial dominam plenamente os códigos comunicacionais

 5.2 - Apresentador ou mestre de cerimónias com perfil fortemente profissional: o apresentador/mestre de cerimónias transmite segurança, domina o historial dos atos, articula os diversos momentos com elevado grau de profissionalismo, improvisa com naturalidade, revela profundo conhecimento do léxico e dos ritos, apoia e orienta os atores menos seguros

 5.3 - Cuidadosa preparação do evento: a equipa organizadora revela elevado profissionalismo na fase preparatória. Ex: formulação de convites, identificação de oradores credíveis, reserva de alojamento, marcação de lugares em sala, teste dos equipamentos informáticos e audiovisuais, mapa do local, contatos de apoio, acolhimento de convidados, preparação de sínteses históricas informativas para distribuição, estudo de casos omissos, aconselhamento com colegas mais experimentados, ensaio de entradas e saídas e de leitura de textos/frases, preparação de prenda institucional, seleção e preparação de bufete/vinho de honra, preparação de programa cultural e recreativo, preparação de visita guiada, recolha dos currículos dos homenageados

 5.4 - Elevada capacidade para causar impacto visual, emocional e cultural: a cerimónia/evento sendo aberta à comunidade, aos participantes e aos públicos anónimos, comporta elementos que traduzem a identidade corporativa da entidade promotora. São marcas distintivas, consistentes e com capacidade de causar impacto positivo a nível visual, emocional e cultural. A instituição faz com requinte e o que faz não é igual ao que o visitante/cliente está habituado a ver. O visitante gosta do que presencia, guarda uma boa recordação e fica com vontade de voltar

 5.5 - Sólido conhecimento das normas de cortesia, formas de tratamento e precedências: o anfitrião e a sua equipa dão sinais inequívocos de profundo domínio das convenções sociais da instituição, do país, e de respeito pelos costumes do país de origem do convidado. Esse conhecimento é traduzido na forma como os convidados são recebidos e tratados

 5.6 - Indumentária profissional e insígnias usadas com correção e dignidade: as vestes nacionais, diplomáticas, civis, militares, religiosas, académicas, são perfeitamente adequadas ao tipo de ato. Os uniformes respeitam os códigos de etiqueta

 5.7 - Sentido de mobilização da comunidade: a equipa organizadora promove mecanismos de mobilização e envolvimento dos representantes de todos os grupos profissionais que trabalham ou usam os serviços da instituição. Os eventos são reforçados por ações de esclarecimento e distribuição de informação

 5.8 - Esforço de valorização dos patrimónios material e imaterial: a entidade promotora distingue-se pela forma como encara o diálogo com a comunidade, mobiliza os contributos dos seus trabalhadores, recupera e reutiliza imóveis degradados e rentabiliza as potencialidades do património cultural material e imaterial (ex: debate científico e promoção de bens gastronómicos e vinícolas; abertura solene das aulas e sarau de promoção dos grupos culturais de funcionários e estudantes; cortejo académico em zona histórica e visita guiada; estudo das tradições académicas e valorização de oficinas de alfaiataria; estudo e revitalização atualizada de vestes ou insígnias que tiveram significado local)

 PONTOS FRACOS
·         O nosso negócio não está suficientemente implantado no mercado (os clientes externos não sabem onde estamos, o que fazemos e porque fazemos)
·         Até ao momento presente não considerámos necessário realizar ações de informação sobre o nosso negócio
·         Apesar de não termos implementado estratégias de comunicação da nossa missão, visão e valores, existem no mesmo país quase duas dezenas de instituições que prestam o mesmo tipo de serviço
·         A ação da nossa equipa de gestão é condicionada pela cultura da equipa docente que considera fútil a realização de cerimónias e a elaboração de manuais de protocolo
·         Os acionistas e clientes estão descontentes com a inexistência de capital cultural e simbólico
·         Os escassos sinais de património simbólico existentes foram implementados por grupos isolados de professores e estudantes
·         A inércia instalada prejudica a consolidação interna e externa da imagem corporativa, traduzida no decréscimo de procura de matrículas e de encomenda de serviços
·         O órgão de gestão não está sensibilizado para a importância de um gabinete de cerimonial e protocolo e para a contratação de recursos humanos especializados
·         As poucas cerimónias existentes são destinadas apenas a professores catedráticos
·         Através de questionários de satisfação, apurou-se que os cursos se queixam da falta de cerimónia de formatura
·         Os nossos eventos não são reforçados pela elaboração e distribuição de programas, flyers e outros instrumentos informativos

 PONTOS FORTES
·         A instituição reconhece a importância do património simbólico material e imaterial como ferramenta estratégica de gestão da sua imagem e identidade
·         Existe um gabinete de cerimonial e protocolo apetrechado com recursos humanos especializados que é considerado uma referência no plano interno e consultado por instituições externas
·         Os diferentes membros da comunidade educativa estão (maioritariamente) informados sobre a missão, visão e valores da instituição, sabem o significado das cerimónias e insígnias e reconhecem a sua importância
·         Está implantada uma política de gestão participada, que se reflete no diagnóstico periódico de vulnerabilidades e na recolha de propostas de melhoria
·         O gabinete de cerimonial e protocolo promove ações de sensibilização/formação, elabora e distribui instrumentos de trabalho e disponibiliza informação no sítio web
·         O reconhecimento do valor das cerimónias e eventos está refletido no planeamento estratégico da instituição
·         Existe um plano anual de atividades culturais, cujo cronograma inclui cerimónias e eventos considerados de relevante importância para o órgão de gestão, professores, funcionários, estudantes, clientes externos (ex: abertura solene das aulas, celebração do dia da fundação, celebração do dia do patrono, semana ciência aberta, formatura de cursos)
·         As cerimónias realizadas refletem um bom patamar de maturidade e consistência, periodicamente avaliado e melhorado
·         Os principais momentos do calendário têm visibilidade externa (comunicação social, youtube, canal tv corporativo, rede de universidades)

ASPETOS A MELHORAR NO CURTO PRAZO

I – Elabore uma lista de propostas orientadas para a melhoria da imagem interna e externa da sua instituição tendo em conta os seguintes vetores:

·         produção simbólica e respeito pela diversidade cultural
·         oferta cultural na cidade e para a cidadania
·         sustentabilidade
·         criatividade e originalidade
·         fruição e acesso democrático.

 II – Coloque-se na posição de potencial cliente nacional/estrangeiro da sua universidade e escreva uma lista daquilo que espera encontrar em termos de património simbólico que o convença que vale a pena efetuar a sua matrícula ou inscrição num curso de pós-graduação.

BIBLIOGRAFIA
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BRANCO, Rui Fazenda – O movimento da qualidade em Portugal. O contributo da gestão da qualidade para a gestão global das organizações. Porto: Editorial Vida Económica, 2008.
CASANOVA, Vanessa – Rito y poder. El protocolo académico desde una perspectiva semiótica. Disponível em http://luz.academia.edu/VanessaCasanova/Papers/397678/Rito_y_poder_el_protocolo_academico_desde_una_pespectiva_semiotica.pdf [a autora é investigadora na Universidad del Zulia, Venezuela].
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MARCHESI, Maria Rosa – O livro do protocolo. Lisboa: Editorial Presença, 2.ª edição, 1998.
MARTÍNEZ, Ana Almansa - «Relaciones publicas y gabinetes de comunicación». In Anàlisis 32, 2005, pp. 117-132. Disponível em http://ddd.uab.es/pub/analisi/02112175n32p117.pdf [a autora é professora na Universidade de Málaga].
MARTÍNEZ, Ana Almansa - «Gabinetes de comunicación. Estudio sobre su presencia en las organizaciones». In Anàlisis 34, 2006, pp. 223-237. Disponível em http://ddd.uab.cat/pub/analisi/02112175n34223.pdf.
MARTÍNEZ, Salvador Hernández – Definición de los públicos en un gabinete de protocolo universitário. Disponível em http://congreso.us.es/congresorrpp/iiSalvador%20Hernandez.pdf.
LOPES, Albino; CAPRICHO, Lina – Manual de gestão da qualidade. Lisboa: Editora RH, 2010.
PINILLA, Manuela Suárez; MESANANCH, Belén; CAMPOS, Celina - «Protocolo y relaciones institucionales? Una profesión del siglo XXI». In Actas del IV Encuentro de responsables de protocolo y relaciones institucionales de las universidades españolas. Santander, 7, 8 y 9 de abril de 2005. Universidad de Cantabria, 2006, pp. 31-38. Disponível em http://www.protocolouniversitario.ua.es/4encuentro/IVencuentro4.pdf.
PINTO, Francisco – Balanced scorecard. Alinhar mudança, estratégia e performance nos serviços públicos. Lisboa: Edições Sílabo, Lda., 2007.
Citar: AMNunes - Como estamos quanto a cerimónias e eventos académicos?, Virtual Memories, 3.3.2012

2 Comentários:

Blogger JVC disse...

Muito útil para quem deve fazer a autoavaliação dos seus procedimentos de protocolo e cerimonial.

4 de março de 2012 às 03:50  
Blogger Virtual Memories disse...

Obrigado
Atravessamos um momento de transição do paradigma abolicionista e proibicionista (que foi o que vivemos) para novos sistemas simbólicos de horizontes pouco claros.
Nesta conjuntura porosa e indefinida, coexistam múltiplas posturas que condicionam a imagem interna e externa das instituições académicas:

-posição 1: pode-se existir sem adotar e praticar qualquer património simbólico;
-posição 2: o património simbólico está definitivamente ultrapassado, pois representa um sista de valores arcaicos, fascistas e discriminatórios;
-posição 3:até se pode adotar alguma coisa, mas que seja o mais parecido possível com os Oscars, o Bota de Ouro, as galas televisivas, pois vivemos num mundo marcado pelos mass media e pelo star sistem;
posição 4: as universidades funcionam hoje em dia como empresas, logo o que quer que façam em termos de imagem deve ser o mais parecido possível com o protocolo empresarial, incluindo a criação de gabinetes de comunicação e imagem que devem substituir os gabinetes de relações públicas/informação/cerimonial/protocolo.

Perante estes cenários importa tomar decisões bem informadas que tenham como principal objetivo não a satisfação dos caprichos do corpo docente mas a consagração de estratégias que garantam a consolidação interna e externa da instituição e a sua própria sobrevivência em mercados abertos e competitivos.

AMNunes

4 de março de 2012 às 07:22  

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